Carrière en détails

Profil recherché

• DEP ou AEC en secrétariat ou en bureautique ou DEC en bureautique ou formation académique combinée à une expérience pertinente.
• Connaissances informatiques : Outlook, Word et Excel.
• Bilinguisme : anglais/français (écrit et parlé).

Responsabilités

• Soutient le directeur des services administratifs, l'équipe RH et le chef des services techniques dans leurs tâches administratives (correspondance, archivage, ouverture et classement des dossiers des employés, validation des factures, etc.)
• Contribue à la production/produit des indicateurs RH.
• Crée les dossiers des employés dans le système de paie, y compris les banques. (MédiSolution, Desjardins and Agendrix)
• Coordonne le processus d'évaluation à mi- et fin de probation et d'évaluation annuelle des employés au sein de l'organisation.

-Maintient à jour les moments auxquels les évaluations (mi-fin probation et annuelles) doivent prendre place pour chacun des employés.

-Fait parvenir mensuellement aux assistants administratifs des gestionnaires la liste des employés devant faire l’objet d’une évaluation dans le prochain mois ce qui leur permet de planifier la réunion entre l'employé et le gestionnaire dans le prochain mois.

-Organise les rencontres pour les évaluations (mi-fin probation et annuelle) des employés du chef des services techniques.

-Fait un suivi mensuel des évaluations qui devaient se tenir le mois précédent pour s'assurer que les réunions ont bien eu lieu et que les documents pertinents ont été déposés dans le dossier de l'employé.

• Soutient l’agent des ressources humaines dans le processus de planification des vacances en préparant et distribuant le calendrier annuel des vacances conformément aux règles en vigueur.
• S’assure du classement adéquat des dossiers des employés afin que tous les documents requis soient aux dossiers. Effectue les suivis auprès des employés afin que ces derniers fournissent tous les documents requis pour leurs dossiers.
• S’assure que tous les documents soient classés de manière structurée et logique dans le système informatisé.
• Prépare des mémos et des lettres, selon les besoins, en incluant toutes les lettres dans le système de suivi des lettres, en les classant et en les diffusant.
• A une bonne communication avec l'équipe et les collaborateurs.
• Répond aux employés et les oriente vers la personne appropriée.
• Coordonne les formations internes qui sont obligatoires en vertu de la certification ou de l'accréditation, enregistrent et classent tous les documents liés à la formation, planifie les formations des employés an collaboration avec le technicien aux horaires.
• Soutient le directeur des services administratifs dans toutes les tâches administratives (aide à la rédaction des courriels, planification des réunions, suivi de l'ordre du jour, etc.)
• Soutient les membres de l'équipe RH en cas d'absence.
• Met à jour les documents relatifs aux ressources humaines en fonction des besoins.
• Recrutement :

-Publie les offres d'emploi sur les différentes plateformes en collaboration avec le technicien en communication

-Reçoit et évalue tous les CV

-Suite à l’évaluation des CV Contacte les candidats résidant au Canada retenu pour procéder à l’évaluation de leur candidature en vue de déterminer s’ils seront convoqués en entrevue.

-Organise les entrevues et la session de collecte de données (pré-entrevues) avec les candidats retenus

-Prépare les documents requis pour la collecte de données et demeure disponible lors d la session de collecte de données.

-Effectue la vérification des antécédents judiciaires

-Communique avec les candidats qui ne sont pas retenus pour leur faire part de la décision prise suite au processus de recrutement.

• Soutient l'organisation des comités et des réunions (réunions RH, ERC et OHSC, etc.) en envoyant des rappels, en publiant des comptes rendus, etc.